Pet Otel Rezervasyon ve Günlük Bakım Kaydı Rehberi

Veteriner kliniğinin yanında pet otel işletmek doğal bir genişleme: aşıları, kronik ilacı ve acil durumu bilen bir ekip, hayvanı güvenle bırakabileceğiniz yerdir. Ama otel, klinikten farklı bir iş akışı ister: tarih bazlı rezervasyon, doluluk, günlük bakım notu ve çıkışta tek bir fatura. VetBis pet otel özelliği bu akışı klinik kayıtlarıyla aynı yerde tutar. Bu rehber, hangi araçla olursa olsun pet otel rezervasyon ve günlük bakım kaydını nasıl düzenleyeceğinizi anlatır.

Klinik ile pet otel arasındaki fark

Konu	Klinik	Pet otel
Zaman birimi	Randevu (dakika)	Konaklama (gece)
Kayıt sıklığı	Ziyaret başına	Her gün birden çok kez
Gelir kalemi	Muayene, işlem, ürün	Konaklama + ekstra hizmetler
Kritik risk	Yanlış tedavi kaydı	Atlanan beslenme/ilaç, yanlış çıkış

Bu farkı bilmek, aynı sisteme iki ayrı iş sığdırırken hangi alanların ayrı tutulacağını belirler.

1. Rezervasyon: sorulacak sorular ve toplanacak bilgi

Rezervasyon sırasında eksik bilgi, giriş günü kuyruk demektir. Aşağıdaki listeyi telefon veya form için standart hâline getirin.

Rezervasyon bilgi kontrol listesi

• Hasta sahibi iletişim bilgisi ve acil durumda ulaşılabilecek ikinci kişi
• Tür, ırk, yaş, kilo ve cinsiyet; kısırlaştırma durumu
• Giriş ve çıkış tarihi, tahmini saat
• Oda veya konaklama tipi tercihi
• Beslenme programı: mama markası, öğün sayısı, porsiyon
• Süreğen hastalık ve düzenli ilaç; dozu ve saati
• Alerji, davranış notu (korkak, agresif, başka hayvanla uyumsuz)
• Aşı ve parazit durumu (klinikte kayıtlıysa sistemden bakılır)
• Ekstra hizmet talepleri: bakım, tıraş, uzun yürüyüş gibi

Müşteri zaten klinik müşterisiyse bu bilgilerin çoğu hasta kartında hazırdır. Bu, kliniğe bağlı otelin en büyük avantajıdır: her seferinde sıfırdan form doldurmak gerekmez.

Kabul kuralları

Girişte aşı ve parazit kontrolü zorunluluğunu, kendi hekiminizin görüşü doğrultusunda yazılı bir kurala dönüştürün. Hangi hastalıklı veya bulaşıcı şüpheli hayvanların kabul edilmeyeceğini, bunların izolasyona mı yönlendirileceğini önceden belirleyin. Kuralı rezervasyon anında bildirin; giriş günü sürpriz yaşanmaz.

2. Doluluk takibi

Takvimde tarih aralığı ve oda doluluğunu aynı görünümde görmek gerekir. Doluluk panosu şu soruları tek bakışta yanıtlamalıdır:

• Bu gece kaç oda dolu, kaç boş?
• Önümüzdeki hafta sonu hangi günler kapasite sınırında?
• Bugün kim giriyor, kim çıkıyor?

Doluluk takibi için basit bir kural: aşırı rezervasyon yapmayın ve bayram ile tatil dönemlerinde bekleme listesi tutun. Türkiye'de tatil dönemleri otel talebinin yoğunlaştığı zamanlardır; kapasiteyi bu dönemler için önceden planlamak gelirden çok itibarı korur.

Kliniğin yatılı hastalarıyla otel misafirlerini karıştırmayın. Yatılı tedavi tıbbi bir süreçtir; pet otel ise bakım hizmetidir. Fiziksel olarak ayrı alanlar ve kayıtta ayrı oda tipleri kullanın. İzolasyon gerektiren hasta, otel alanına yerleştirilmemelidir.

3. Giriş (check-in) adımları

1. Kimlik ve rezervasyon doğrulanır.
2. Hayvan hızlı bir genel kontrolden geçer: gözle görülen yara, bit-pire, öksürük, ishal belirtisi.
3. Getirilen eşyalar (yatak, oyuncak, mama) listelenir; mümkünse fotoğraflanır.
4. İlaç ve beslenme talimatı yazılı olarak kayda geçer.
5. Sahibin yazılı onayı alınır: acil durumda müdahale yetkisi ve ulaşılacak kişi.
6. Oda atanır.

Bu altı adım, çıkışta çıkabilecek "getirdiğimiz oyuncak nerede?" veya "bu yara sizde mi oluştu?" tartışmalarını büyük ölçüde engeller.

4. Günlük bakım kaydı

Günlük bakım kaydı, otelin kalite kanıtıdır. Hem ekip içi devir teslim hem de sahibe verilecek bilgi için tutulur. Her gün için standart bir kayıt şablonu belirleyin:

Alan	Örnek not
Beslenme	Öğünler ve yeme miktarı: tamamını yedi / yarısını bıraktı
Su	Normal / az
Dışkı ve idrar	Normal / yumuşak / yok
İlaç	Verildi mi, saat, kim verdi
Aktivite ve davranış	Oyun, yürüyüş, huzursuzluk, korku
Genel durum	Normal / dikkat gerektiriyor
Notlar	Hekime iletilecek gözlem

"Dikkat gerektiriyor" kuralı

Üst üste iki öğün yememe, kusma, ishal, halsizlik gibi bulgular için net bir eşik belirleyin: belirtinin ardından sorumlu hekim bilgilendirilir ve hayvan gerekirse klinik muayenesine alınır. Kliniğe bağlı otelin güçlü yanı, bu geçişin aynı kayıt içinde yapılabilmesidir.

Kaydı kim tutar?

Kaydı tutan kişinin adı ve saati kayıtta kalmalıdır. Devir teslimde (sabah-akşam vardiya) önceki vardiyanın notlarının okunduğundan emin olun. Vardiya düzeni için personel yönetimi sayfasına bakabilirsiniz.

5. Ekstra hizmetler ve çıkış faturası

Pet otel geliri yalnızca konaklama değildir: bakım, tıraş, ek yürüyüş, özel mama, ilaç uygulaması gibi kalemler eklenir. Sorun, bu kalemlerin gün içinde yazılmayıp çıkışta hatırlanmaya çalışılmasıdır. Kural: ekstra hizmet verildiği anda kayda girer.

Çıkış faturası için kontrol listesi:

1. Konaklama gece sayısı doğru mu?
2. Ekstra hizmetler eksiksiz mi?
3. Konaklama sırasında kullanılan ilaç veya klinik ürünü varsa ayrı satır olarak ekli mi?
4. Peşinat veya ön ödeme düşüldü mü?
5. Ödeme türü seçildi ve kasaya işlendi mi?

Çıkışta sahibe kısa bir özet verin: kaç gün kaldı, nasıl yedi, nasıl davrandı, hekime iletilen bir şey oldu mu. Bu özet günlük kayıttan çıkarılır; kayıt düzenliyse ek iş değildir. Kasa tarafı için kasa ve tahsilat özelliğine göz atabilirsiniz.

6. Pet otel için günlük iş akışı

Saat dilimi	İş
Sabah	Gece notlarını oku, öğün ve ilaç, temizlik, çıkış yapacaklar
Öğle	Yürüyüş ve oyun, öğün, giriş yapacaklar
Akşam	Öğün, ilaç, genel durum kaydı, doluluk kontrolü
Gece (varsa)	Nöbetçi kontrolü, acil kriter

Bu tabloyu kendi ekibinize göre uyarlayın; önemli olan her vardiyada aynı kontrol listesinin işlemesidir.

Fiyatlandırma ve politika notları

Pet otel fiyatını belirlerken yalnızca gece ücretini düşünmeyin. Şu kalemleri açıkça tanımlayın: gece başına konaklama ücreti, ilaç uygulama ücreti (varsa), özel diyet veya ek öğün, bakım ve tıraş, uzun yürüyüş veya özel oyun süresi. Erken çıkış, geç çıkış ve iptal koşullarını rezervasyon sırasında yazılı bildirin; bu politikalar belirsiz kaldığında en çok tartışma çıkaran konulardır.

Bayram ve tatil dönemleri için ayrı bir kural belirlemek de işe yarar: örneğin minimum konaklama süresi, ön ödeme veya rezervasyon onayı gibi. Hangi kuralı seçerseniz seçin, tüm müşterilere aynı şekilde uygulayın. Kaydın tamamı aynı yerde tutulduğunda, bir müşteri önceki konaklamasındaki ekstra kalemleri sorduğunda cevap saniyeler içinde bulunur.

Fotoğraf ve görsel kayıt

Giriş ve çıkışta hayvanın genel görünümünü, kliniğin kendi iznine ve sahibin bilgisine uygun biçimde fotoğraflamak, olası yara veya tüy sorunu tartışmalarında dayanak sağlar. Fotoğrafı hasta kaydına bağlayın; kişisel telefonlarda dağınık tutmayın. Sahibe paylaşılacak fotoğraflar için kliniğinizin onay ve gizlilik kuralını önceden belirleyin; fotoğraflarda başka müşterilerin hayvanları veya kişileri görünmemelidir.

Pet otelde sık yapılan hatalar

• Bakım kaydını gün sonunda hafızadan yazmak
• İlaç saatini kayda geçirmeden vermek
• Ekstra hizmeti çıkışa bırakmak
• Hasta hayvanı otel alanında tutmak
• Doluluğu takvimde değil kafadan izlemek

Sık sorulan sorular

Pet otel için ayrı program gerekir mi? Gerekmez. Klinik kayıtlarıyla aynı yerde tutulması hasta kartı, aşı durumu ve faturanın bir arada olmasını sağlar.

Sahibe günlük bilgi gönderilebilir mi? Bu rehber bildirim gönderimini bir özellik olarak varsaymaz. Sahibe bilgi verme yöntemi (telefon, mesaj) kliniğin kendi sürecidir; kayıt düzenliyse özeti hızla çıkarırsınız.

Pet otel işleten klinikler için özel bir çözüm var mı? Evet, pet otel işleten klinikler çözümü klinik ve otel işini tek kayıtta toplar.

Sonraki adım

Önce rezervasyon formunuzu ve günlük bakım şablonunuzu standartlaştırın. Ardından VetBis'i 7 gün ücretsiz deneyerek rezervasyon, günlük kayıt ve çıkış faturasını bir arada görün.